【PowerAutomate】Microsoft Formsの回答をExcelに自動追加する設定手順

Microsoft Formsの回答をExcelのテーブルに自動追加する基本の設定手順

はじめに

Microsoft Formsは、アンケートやクイズを簡単に作成できるツールです。多くの人が利用しており、集めた回答を効率的に管理する方法が求められています。そこで、Power Automateを使用して、Microsoft Formsの回答をExcelのテーブルに自動的に追加する方法を解説します。この作業を通じて、手動でのデータ入力から解放され、業務の効率化が図れます。以下に具体的な手順を示します。

必要な準備

まず、以下のアイテムを用意してください。

1. Microsoft Formsアカウント：アンケートやフォームを作成するためのアカウントです。
2. Excel Online（Business）アカウント：データを保存するためのExcelテーブルを作成します。
3. Power Automateアカウント：自動化フローを作成するためのサービスです。

これらのアカウントが揃ったら、次に進みます。

ステップ1: Microsoft Formsの作成

最初に、Microsoft Formsを使用して、回答を収集するフォームを作成します。

1. Microsoft Formsにサインインします。
2. 「新しいフォーム」をクリックします。
3. タイトルや説明を入力し、質問を追加します。
4. 完成したら、「送信」ボタンをクリックし、リンクを取得します。このリンクは後で使用します。

ステップ2: Excelテーブルの準備

次に、Excel Onlineでデータを保存するためのテーブルを作成します。

1. Excel Onlineにサインインします。
2. 新しいブックを作成します。
3. 1行目に、Microsoft Formsで設定した質問のタイトルをそれぞれ入力します。
4. データを表に変換します。データを選択し、「挿入」タブから「テーブル」を選択します。

これで、Excelテーブルの準備は完了です。

ステップ3: Power Automateでフローを作成

次に、Power Automateを使用して、自動化フローを作成します。以下の手順を実行します。

1. Power Automateにサインインします。
2. 「マイフロー」タブをクリックし、「新しいフロー」を選択します。
3. 「自動フロー」を選択し、フローの名前を入力します。
4. トリガーとして「Microsoft Forms」を選択し、「新しい応答が送信されたとき」を選びます。フォームのIDを選択します。
5. 次に、「新しいステップ」をクリックし、「Excel Online（Business）」を選択します。
6. 「行を追加」アクションを選択します。作成したExcelファイルとテーブルを指定します。
7. 各フィールドに、Microsoft Formsから取得したデータをマッピングします。これにより、回答が自動的にExcelに追加されます。

ステップ4: フローのテスト

フローが完成したら、テストを行います。以下の手順を実行します。

1. Microsoft Formsのリンクを使用して、テスト用の回答を送信します。
2. Power Automateに戻り、「マイフロー」タブで作成したフローを選択します。
3. フローの実行履歴を確認し、エラーがなければ成功です。
4. Excel Onlineを開き、データが正しく追加されているか確認します。

トラブルシューティング

もし、データが正しく追加されない場合は、以下の点を確認してください。

• フォームIDやテーブル名が正しく設定されているか。
• 各フィールドのマッピングが適切か。
• Excel Onlineのシートが正しく設定されているか。

これらを確認することで、問題を解決できることが多いです。

まとめ

Microsoft Formsの回答をExcelのテーブルに自動で追加する方法は、Power Automateを活用することで非常に簡単に行えます。このプロセスを自動化することで、手動でのデータ入力を省き、業務の効率化を図ることができます。ぜひ、この手順を参考にして、自動化を実践してみてください。